El siguiente reglamento es de estricto cumplimiento para todos los eventos programados en los espacios autorizados para eventos y tiene como finalidad salvaguardar las instalaciones y las colecciones del Museo para la Identidad Nacional.

 

• El horario del montaje del evento se coordinará con la Dirección de Relaciones Públicas y Mercadeo o la persona que la Dirección Ejecutiva del Museo designe y el mismo deberá cumplirse dentro de lo que se establezca en el contrato. El cual no deberá exceder de las 5:00pm el día previo al evento (si no hay evento) y a partir de las 8:00am el día del evento.
• En el caso de requerirse horarios de montaje después de las horas asignadas, se autorizará bajo realización de pago por horas extras de personal y consumo de energía eléctrica.
• Ningún equipo debe ser colocado contra las paredes del Museo.
• El equipo deberá ser ingresado al Museo por el portón oeste (zona de carga ydescarga), y deberá estar presente una persona parte del equipo organizador de la empresa propietaria del evento en las instalaciones, para recibir el mobiliario y demás, junto a una persona designada por la Dirección de Relaciones Públicas y Mercadeo, preferiblemente el Jefe de Seguridad del Museo. No se recibirá ningún tipo de material o mobiliario para el evento sin la presencia de la persona encargada del mismo.
• La decoración del evento no debe incluir: adornos en las paredes, en las puertas, en las compuertas de exhibición, en los paneles de la exhibición del patio, en los artículos de exhibición, entre otros. Y la misma deberá ser acorde al lugar.
• La mesa de la recepción o parte de ella puede ser utilizada en el lugar en que se encuentra o en el que mejor convenga, siempre y cuando no se coloque ningún equipo que pueda causarle daños a la estructura.
• En ningún momento deberá colocarse ceniceros en las mesas, está terminantemente prohibido fumar dentro de las instalaciones del Museo. Se recomienda utilizar anuncios pequeños en donde se advierta la prohibición de fumar (esto corre por parte de los organizadores del evento). En caso de incurrir en faltas a esta regla, el Museo se reserva el derecho de aplicar multa estimada por el IHADFA a éste respecto.
• Durante todo el evento debe observarse limpieza, inclusive en el área de descargo. Al desmontar el evento, los espacios usados deben ser entregados limpios y en las condiciones que se recibieron antes del evento. Para éste fin, es necesario que los organizadores de eventos, cuenten con sus recipientes para recolección de basura.
• Es terminantemente prohibido desechar desperdicios de comidas y otros, en los lavaderos del Museo, los cuales provoquen daños en las tuberías. En caso de que esto suceda, el Museo se reserva el derecho de aplicar una multa por Lps.3,000.00
• El desmontaje del evento se debe realizar en un período no mayor de 2 horas al término del mismo o en caso justificado a la mañana siguiente antes de las 9:00 am; caso contrario se cobrara la cantidad de L. 1,000.00 correspondiente a almacenaje. El Museo no se hace responsable por daños o pérdidas de los equipos subcontratados. Se prohíbe dejar bebidas alcohólicas, comida sobrante o cualquier otro tipo de material o mobiliario de valor en ninguna de las áreas del Museo. En caso de que se requiera hacerlo, debe ser con la autorización de la Dirección de Relaciones Públicas y Mercadeo (por escrito) o del Jefe de Seguridad del Museo, los que deberán levantar un inventario detallado junto con la persona encargada del evento y decidirán el lugar en donde se podrán dejar los materiales o mobiliarios previamente inventariados.
• La basura que genere el evento deberá retirarse del área en todo momento y al final del evento. Al igual que en el montaje este debe ser supervisado por la Dirección de Relaciones Públicas y Mercadeo.
• Si el evento contrata recorrido por las Salas de Exposición Permanente, Temporal y Copán Virtual, estas solamente estarán disponibles al principio del evento antes de los actos protocolarios del mismo, en el tiempo u horas antes acordadas por ambas partes. Al término del tiempo estipulado, las puertas de las salas serán cerradas y las luces apagadas. La apertura de las salas solo será de una hora o de hora y media, según lo pactado, y no se podrá exceder de ese tiempo.
• En el caso de que el numero de personas que asistan al evento exceda de 60 personas (61 personas en adelante) y este incluido para el mismo recorrido por las Salas de Exposición Permanente y Temporal; se hará un recorrido guiado, solo visita o paso por las salas y se contara con los guías designados para dar dirección o aclarar alguna duda de los visitantes
• En el caso de que en el evento este incluido Copan Virtual, la capacidad del auditorio es de 52 butacas, pudiendo agregar una cantidad máxima de 30 sillas extras (por cuenta de organizadores del evento) para tener al final una capacidad de 82 personas; caso contrario el evento debe incluir proyecciones de Copan Virtual extras, previamente acordadas.
• No se permite el acceso de copas, vasos ni comida a las Salas de exposición, Auditorio de Copán Virtual, ni fuera del edificio (si el evento se realiza únicamente en los patios del edificio).
• No se permite el uso de ningún tipo de equipo audiovisual dentro de las salas de exhibición. (cámaras, celulares, cámaras de video etc.)
• Como deposito en garantía el organizador deberá emitir cheque (ó efectivo) o a nombre del Museo para la Identidad Nacional por valor de L.5,000.00 para cubrir cualquier daño causado a la Infraestructura y/o Salas de Exhibición por los organizadores del evento o personal o empresas contratados por estos para la realización del mismo. Si los daños causados exceden los L.5,000.00 EL Organizador se compromete a cubrir los gastos previa evaluación de los mismos. Así mismo si no existiera ningún daño el cheque será devuelto al día siguiente hábil después de terminado el evento.
• El Museo proveerá dos efectivos de seguridad para cada evento, en caso de requerir una mayor cantidad de efectivos, el organizador del evento deberá realizar la contratación de forma directa con su proveedor.
• El plano del montaje del evento, deberá ser enviado con al menos cinco días de antelación a la fecha de realización del evento.
• La Dirección de Relaciones Públicas y Mercadeo, hará entrega del espacio asignado para evento, con recorrido de las condiciones de entrega junto con el organizador del evento.
• Si el evento requiere utilización de pasillos, se autoriza montaje en éste lugar solamente a partir de las 4p.m. a fin de no obstruir pasos durante el tiempo de visitación del museo. En caso de que el evento sea de día no se autoriza la utilización de pasillos.